حددت الهيئة العامة للرقابة المالية، الشروط والضوابط الواجب على الشركات المدرجة بالبورصة المصرية إتباعها خلال التصويت الإلكتروني على الجمعيات العامة، وهي:
1- وسائل التأمين والحماية اللازمة لضمان سرية وعدم اختراق قرارات الجمعية العامة والتصويت عليها، وذلك وفقًا للمواصفات التي توافق عليها الهيئة.
2- السماح بإرفاق المستندات الخاصة بالموضوعات التي سيتم مناقشتها باجتماع الجمعية العامة، وكذا السماح للمساهمين بالاطلاع على هذه المستندات.
3- السماح باستخراج نسخ من التقارير المثبتة لعقد اجتماع الجمعية العامة والتصويت على قراراتها، وعلى الأخص مستخرج بكشف حضور المساهمين ونتيجة التصويت على كل موضوع من الموضوعات المعروضة.
4- ما يفيد التأكد من هوية المساهم الحاضر لاجتماع الجمعية العامة، وما يفيد إثبات حضوره.
5- التأكد من قيام المساهم بتجميد أسهمه لدى أمين الحفظ قبل انعقاد اجتماع الجمعية العامة بثلاثة أيام على الأقل.
6- عدم السماح للمساهم القائم بالتصويت عن بعد باستخدام حق الإنابة في التصويت، بحيث يلزم أن يكون التصويت عن بعد من خلال المساهم المالك.
7- تمكين المساهم من إبداء رأيه بالتصويت على كل موضوع من الموضوعات المعروضة باجتماع الجمعية العامة وطرح الاستفسارات اللازمة بشأنها وذلك
قبل 5 أيام عمل على عقد الاجتماع وكذا أثناء انعقاده، كما يجب أن يتضمن النظام أيضًا تمكين المسئولين عن الجمعية من الرد على هذه الاستفسارات.
8- السماح للمساهم الذي قام بالتصويت قبل انعقاد الجمعية ويرغب في تغيير تصويته في الحضور المادي لاجتماع الجمعية العامة في يوم انعقادها.
9- السماح بالتصويت التراكمي في انتخاب أعضاء مجلس إدارة الشركة.
